Secrétaire médical
ActiveEnregistrement
Publication JO
Accessibilité
Historique de certification
Formacodes
Codes NSF
Codes ROME
Activités visées
Accueil physique et téléphonique des patients ou des usagers d’une structure médicale ou médico-sociale Prise en charge de la demande des patients ou usagers d’une structure médicale ou médico-sociale Organisation du parcours de soins du patient ou de l’usager Recueil des informations nécessaires à la création du dossier du patient ou usager Création et suivi du dossier du patient ou de l’usager Retranscription des informations médicales du patient ou de l’usager Coordination et planification d’une structure médicale ou médico-sociale Participation à la gestion comptable d’une structure médicale ou médico-sociale
Capacités attestées
Accueillir les patients, usagers ou professionnels dès leur arrivée dans la structure médicale ou médico-sociale en gérant les situations de stress, de conflit ou de barrière linguistique, en adaptant le parcours et l’orientation notamment des patients en situation de handicap, les personnes âgées, ou toute autre population vulnérable, afin de favoriser leur confort, d’améliorer leur expérience, et d’assurer une prise en charge efficace et bienveillante. Gérer les appels téléphoniques en filtrant, transférant et traitant les demandes des patients, usagers ou professionnels de santé afin de fournir des réponses précises, orienter vers les services appropriés et assurer un suivi efficace des communications. Organiser et coordonner les téléconsultations en préparant les dossiers, en communiquant avec les patients, usagers avant et après la consultation, et en les assistant dans l'utilisation des outils numériques, notamment pour ceux moins à l’aise avec les technologies, afin de garantir une expérience fluide et accessible et d'assurer une prise en charge optimale à distance. Planifier et gérer les rendez-vous des patients, usagers que ce soit par téléphone ou en face à face, en utilisant le logiciel adapté du service concerné ou une plateforme de prise de rendez-vous en ligne, tout en tenant compte des consignes des professionnels de santé afin d’assurer une organisation efficace et adaptée au parcours de soins de chaque patient. Communiquer des informations médicales aux patients ou usagers en adaptant le vocabulaire pour garantir la compréhension, et évaluer l'urgence des situations en posant les questions appropriées, afin d'orienter vers le service d'urgence ou de prioriser les rendez-vous en fonction des directives médicales et des contraintes organisationnelles. Planifier le séjour du patient ou usager, de l’admission à la sortie, en optimisant l’organisation du service et en respectant les procédures, tout en programmant les actions nécessaires (prises de rendez-vous extérieurs, consultations) pour garantir un parcours de soins fluide et adapté, notamment pour les personnes vulnérables ou en situation de handicap. Expliquer la préparation et le déroulement des examens médicaux aux patients ou usagers, en utilisant un langage adapté, pour le rassurer et l’informer, afin de garantir une prise en charge optimale lors des examens. Collecter les informations et documents nécessaires pour créer le dossier du patient ou de l’usager, en les enregistrant et numérisant dans le respect des procédures, de la législation, et des règles de confidentialité et d’identitovigilance, afin de garantir la fiabilité des données et assurer un suivi optimal du parcours de soins. Orienter et conseiller le patient ou l’usager dans la constitution de son dossier en précisant les éléments à compléter et les pièces administratives requises, en utilisant un langage clair et adapté au public et à la situation, afin de faciliter la prise en charge et d’assurer la complétude et l’exactitude des informations fournies. Créer le dossier de chaque patient ou usager lors de la première visite en utilisant les supports appropriés et en respectant les procédures, afin d'assurer une traçabilité complète de son parcours de soins et de garantir la confidentialité des informations médicales. Mettre à jour le dossier du patient ou usager à chaque visite en vérifiant l'exactitude des informations administratives et médicales, pour garantir la continuité des soins et la traçabilité des données. Archiver les dossiers, manuels ou numériques, en appliquant un classement organisé (numérique, alphabétique…) en mettant en place des protocoles de sauvegarde et de sécurité des données (RGPD) afin d’assurer leur gestion efficace conformément aux règles et procédures de la structure. Rédiger, mettre en forme et retranscrire divers documents médicaux (courriers, comptes-rendus, prescriptions, convocations…) en utilisant les outils et logiciels appropriés, afin de formaliser précisément les informations médicales des patients ou usagers. Prioriser la production des documents écrits en respectant les délais attendus par les patients ou usagers et les professionnels, tout en garantissant la confidentialité des informations, la maîtrise de la terminologie médicale et les règles d’orthographe nécessaires, afin de fournir une documentation précise et conforme aux attentes du service, contribuant à un parcours de soins fluide et efficace. Gérer la réception, le tri et la transmission du courrier et des informations en respectant les consignes et le secret professionnel, afin d'assurer la transmission rapide et précise aux professionnels de santé et services médicaux ou médico-sociaux concernés. Coordonner l'activité du service de soins en planifiant les soins programmés, en diffusant les informations nécessaires aux professionnels de santé, et en organisant les réunions de service avec comptes-rendus pour assurer le suivi des décisions et la continuité des soins. Effectuer la codification des actes médicaux, la facturation et les télétransmissions aux organismes sociaux (CPAM, mutuelles) en respectant les procédures comptables et les règles du programme de médicalisation des systèmes d’information (PMSI) pour garantir le remboursement des soins et consultations. Participer à la gestion comptable d’une structure médicale ou médico-sociale, y compris le suivi des opérations bancaires et les achats de fournitures, en utilisant un logiciel adapté pour assurer la mise à jour des opérations comptables et maintenir des stocks suffisants.
Secteurs d'activité
Cabinets médicaux Cliniques et hôpitaux Laboratoires et radiologie Services spécialisés Institutions (IME, PMI, CPAM, CAF, DRASS) Télésecrétariat
Types d'emplois accessibles
Assistant médico-administratif Secrétaire médico-social Secrétaire médical pharmaceutique Télé secrétaire médical Secrétaire médical hospitalier Secrétaire en cabinet médical Secrétaire en laboratoire d’analyses médicales Secrétaire en centre de santé Assistant administratif en santé Secrétaire dentaire Secrétaire en radiologie Secrétaire médical spécialisé (ex. oncologie, pédiatrie, etc.) Gestionnaire administratif en santé Assistant de consultation
Objectifs et contexte
Le métier de secrétaire médical est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des structures de soins, à la croisée des compétences administratives, techniques et relationnelles. Ses missions principales incluent l’accueil et la gestion administrative des patients, la mise à jour des dossiers médicaux, la coordination entre les acteurs de santé, l’organisation des consultations et des soins, ainsi que l’accompagnement des patients dans leur parcours. Cette certification s’inscrit dans un contexte de transformation numérique, de vieillissement de la population, et d’augmentation des besoins en personnel qualifié dans le secteur médical.
Réglementations d'activités
Le secrétaire médical est soumis au secret professionnel (art.R.4127-72 et L.1110-4 du code de la santé publique, art.L.162-2 du code de la sécurité sociale) dont le respect est garanti par le code pénal ( art.226-123).
Prérequis à l'entrée en formation
Avoir un niveau scolaire de classe de seconde (lycée) Ou être titulaire d’une certification de niveau 3 (type CAP, BEP) Ou justifier d’une expérience professionnelle de six mois minimum et datant de moins d’un an dans le secteur d’activité visé par la certification
Prérequis à la validation
Le candidat doit avoir effectué un stage de 280h dans le secrétariat médical ou justifier d’une expérience professionnelle de six mois au minimum et datant de moins d’un an dans le secteur d’activité visé par le titre.
Décret de création
Arrêté du 9 janvier 2015 publié au Journal Officiel du 30 janvier 2015 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour trois ans, au niveau IV, code NSF 324t, sous l'intitulé "Secrétaire médicale" avec effet au 25 novembre 2014, jusqu'au 30 janvier 2018., Arrêté du 31 janvier 2018 publié au Journal Officiel du 8 février 2018 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour un an, au niveau IV, sous l'intitulé "Secrétaire médical" avec effet au 30 janvier 2018, jusqu'au 8 février 2019., Arrêté du 27 décembre 2018 publié au Journal Officiel du 4 janvier 2019 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour un an avec effet au 4 janvier 2019 jusqu'au 4 janvier 2020., Décision d'enregistrement dans les répertoires nationaux en date du 01 juin 2022 - Enregistrement pour 3 ans, au niveau 4
Autres décrets
Arrêté du 9 janvier 2015 publié au Journal Officiel du 30 janvier 2015 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour trois ans, au niveau IV, code NSF 324t, sous l'intitulé "Secrétaire médicale" avec effet au 25 novembre 2014, jusqu'au 30 janvier 2018., Arrêté du 31 janvier 2018 publié au Journal Officiel du 8 février 2018 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour un an, au niveau IV, sous l'intitulé "Secrétaire médical" avec effet au 30 janvier 2018, jusqu'au 8 février 2019., Arrêté du 27 décembre 2018 publié au Journal Officiel du 4 janvier 2019 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour un an avec effet au 4 janvier 2019 jusqu'au 4 janvier 2020., Décision d'enregistrement dans les répertoires nationaux en date du 01 juin 2022 - Enregistrement pour 3 ans, au niveau 4